Denetim İpucu
Kalite Profesyonelleri olarak gördüğümüz pek çok Düzeltici Faaliyette kalitenin semptomlar ile ilgilendiğini, asıl kök nedenin ne olduğu ya da olması gerektiği ile ilgili bir çalışmanın olmadığını görüyoruz. Bir tedarikçi denetimi öncesinde dakikalar içinde tedarikçinin denetimi geçip geçemeyeceği ile ilgili kanıtlar buluyor olmanız gerekir. Bu, kapıdaki görevlinin sizi nasıl karşıladığı ya da sizinle nasıl tokalaştığı ile ilgili bir konu değildir. Değerlendirmenin tedarikçinizin kalite gereksinimlerini nasıl ele alıp incelediği ve uyguladığı ile ilgili olan objektif bir değerlendirme olmalıdır çoğu zaman, ANCAK;Bu bir deneyim meselesidir.
IRCA Sertifikalı GMP Baş Denetçilerimiz yakın zamanlarda iki tedarikçi denetimi gerçekleştirdi. Birincisi ürünlerinde bazı kalite problemleri yaşayan orta büyüklükte bir tedarikçi idi. Denetimi çok kolay geçtiler ; iyi bir çalışma ortamı, özenle hazırlanmış prosedürler, talimatlar ve kalite sistemi. Ancak ürün kalitesi ile ilgili sorun yaşamaya devam ettiler ve gelişim için de çok fazla gayret göstermediler. Sonuçta müşterimiz bu tedarikçiini listeden çıkartmak zorunda kaldı. Bir süre sonra işletme babadan oğula geçti ve özensiz bir çalışma ortamının doğmaya başladığı haberlerini aldık.
İkinci tedarikçi bize oldukça yakın ancak daha küçük çaplı bir tedarikçi idi. Tedarikçi müşterimiz ilaç firmasına bu güne kadar uygun olmayan hiç bir ürün göndermemişti. Müşterimizin de hizmetlerini ya da ürün kalitesini sorgulamak gibi bir düşünceleri olmamıştı. Ancak dokümane edilmiş bir kontrol ve kalite sistemleri mevcut değildi.
Bunun farkında olduklarını ve yardıma ihtiyaçları olduğunu da yüreklilikle dile getirmişlerdi. İki ay içinde “Müşteri Şikayet” sistemine kavuştular. Bu sayede müşteri potansiyellerinin arttığını ve daha büyük bir işletme kurmak istediklerini duyduk. Dokümantasyon sistemlerinin olmadığını ve kurulması gerektiği fikri ve önerisini vermemiş olsaydık , müşterimiz için de bir tedarikçi olarak kalmaları zorlaşacaktı. Ancak gösterdikleri gayret ve çalışma müşterimizi fazlasıyla etkiledi. Daha da iyi hizmet ve ürün sunabilmek için ne gerekiyorsa yapabileceklerini bildirdiler. Burada dikkat edilecek hassas nokta tutumdaki farklılıktır. Bir işletme ve sayısız müşteri ancak gelişim göstermeye dirençli bir üst yönetim. Diğer tarafta küçük, mütevazi ancak gayretli ve çalışmalarını ispat etmeye hazır cesur bir yönetim. Pozitif Tutum Kalite Sistem Mükemmelliğindeki “Kök Neden” dir.
Çoğu zaman neye, nasıl, ne zaman bakılacağı konusunda bir bocalama yaşanır ancak 5 dk ‘lık bir değerlendirme uzun zaman alan deneyimlerle öğrenilebilir.
İlk telefon konuşması ve bağlantı:
Tedarikçiniz denetime son derece hevesli mi yaklaşıyor? Eğer ziyaret sorunlu bir ürün ya da farklı bir konuda ise telefondaki sesi kontrol edebilirsiniz. Bu ses genellikle daha olumlu ve yapıcıdır. Eğer ziyaretin konusu yeni bir iş ya da üretim olasılığı ise ses tonu daha resmi ve olgundur. Regula Inspection Services olarak müşterilermiz adına ilk kez yapılacak bir tedarikçi denetimi öncesinde telefon ile işletmelerinin adres ya da krokisini göndermelerini isteriz. Güçlü “Müşteri Bilinci” olan tedarikçiler genellikle bu bilgiyi kolayca sağladıkları gibi hangi yönden geleceğimiz konusunda ayrıntılı sorular sorararak bizleri aydınlatmaya çalışırlar.
Tedarikçinin Tesislerine Geliş
Erken gelin, kapıdan tam zamanında giriş yapın, denetim-ziyaret öncesi tesadüf o bölgede iseniz dolaşın ilginç veriler toplayabilirsiniz. Örneğin ; Gerçekten vardiya olarak çalışılıyor mu, geç saatte bile olsa yeni ve lüks arabalar park etmiş mi? (Son dakika kalite yönetim sistem değerlendirme toplantısı) Eğer güçlü bir Kalite Yönetim Sistemleri var ise neden çekinecekler? Kapıda bekleyen yüklü kamyonlar mevcut mu ? Denetim-Ziyaret günü çalışanların araç park yerine göz atın. Araçların tipi, yaşı, ve durumları hakkında bilgiler toplayın. Çok sayıda eski ve kötü görünümlü araç mevcut ise o zaman sorulacak soru “kaç adet geçici işçi çalıştırdıkları” ya da “yıllık çalışan sirkülasyonu nedir” olacaktır. Eski araçların olması tadarikçinin faaliyet gösterdiği sektördeki ücret ortalamasının altında maaş verdiğini ve sık olan sirkülasyonun nedeninin bu olabileceği kuşkusunu doğurur. Yükleme ve çöp bekletme / toplama alanlarını turlayın . Bu alanlarda pislik -düzensizlik mevcut mu? Arka taraf pislik içindeyken ön taraf özenli ve bal dök yala tarzında mı öyleyse bu ziyaret –denetim için bir göz boyamadır. Ayrıca park alanı yakınında bekleyen römorklar -konteynerler görüyorsanız bu muhtemelen geçici bekletme alanı, fazla üretilen ürünün bekletme alanı, ya da müşteri tarafından yeni red edilen malzemeleri gizlemek için kullanılıyor olabilir. Tur sırasında çalışanlar tarafından süzülüyor musunuz yoksa herkes işinin telaşında mı dikkat edin. Öfkeli veya asık suratlı bir bakış yakalamanız, işçi-işveren sorunlarına bir ipucu olabilir. Nazik bir bakış ve hoşgeldin tavrı kendine güvenin ve uygun bir çalışma ortamının işareti olabilir. Ziyaretçi ve Müşteri özel park alanı mevcut mu? Ziyaretçi girişleri net biçimde tanımlanmış mı? Lobide nasıl karşılanıyorsunuz? Sizi beklediklerini belli ediyorlar mı? Danışmadaki kişi kimi beklediğini biliyor mu, girişte günün ziyareti ile ilgili bir duyuru panosu ya da levhası bulunuyor mu? İlk selamlaşma içten ve samimi mi? Tüm bunları sağlayan bir işletmede Müşteri Odaklı bir anlayışın olduğunu sezebilirsiniz. Bunlar eğer mevcut değil ya da eksik ise tamamen farklı yönlere bakıyorsunuz demektir.
Firmadan İçeri Giriş
Sizi karşılayan size refakat eden kişi bir müdür mü, işletme sahibi mi, ya da işletmeyi temsil eden bir yönetici mi? Kişi doğrudan satış bölümünden mi? Satış ekibinin amacı işletmeyi olduğundan daha farklı göstermek ve süslemektir. Onlara çok fazla kulak asmayın. Kılavuz size ilk önce neyi sunuyor? (Girişten oldukça uzaklaştıktan sonra tuvaleti kullanmak istediğinizi belirtin.) Bu çalışanların kullandığı tuvaletlerin gerçekten ne durumda olduğunu size gösterir. Ziyaretçiler için ayrılmış ya da “Önceden Temizlenmiş” tuvaletleri tercih etmeyin. Görüntü iç açıcı değil ise bu durumun üst yönetimin çalışanlara bakışının bir göstergesi olduğunu düşünebilirsiniz. Sizi aldıkları toplantı odasında yaptıkları sohbet ve verdikleri tanıtım sunumu çok mu uzuyor hemen kontrolü ele alın-zaten kontrol en başta sizde olmalı. Başlangıçta tartışılacak bir konu mevcut ise problemin türüne göre ürünün sahibi operatör ve yöneticinin de toplantı odasında olmasını isteyin. Direnç tarzı bir yaklaşım sezdiğinizde üzerine gidin ve yönlendirme yapmalarına izin vermeyin. Soruna “Neden” sorusunu sorarak başlayın. Bu sizin “Kök Neden”’e inmeye çalıştığınızı gösterir. Kök Neden konusunda çalışma yapmayan üst yönetim durumdan oldukça fazla rahatsız olacaktır. Alanlarda mevcut ürün hakkında araştırma-gezi yapıyorsanız en değerli zaman işi yapan operatörler ile geçireceğiniz ve soracağınız sorulardır. Ziyaretin asıl amacının ilk kez denetim olduğunu açılış konuşmasında dile getirerek karşı tarafın kapsam ve amaç hakkında detaylı bilgi sahibi olmasını sağlamalısınız. Sizi konuk ettikleri toplantı odasında sohbetin çay kahve faslı ve işletmeyi tanıtan sunumun uzmasına izin vermeyin. Bu sizin toplam harcayacağınız zamanı çalmaya çalışmaktır.
- İlaç Etkin Maddesi
- Yardımcı Madde
- Ambalaj Malzemesi
- Yazılım, Donanım, Ekipman
Tedarikçi Denetimlerinde
İyileştirme Çözümlerimizden yararlanmak için bizimle hemen iletişime geçiniz
0 554 189 75 75
